Η Γραμματεία του Τμήματος στεγάζεται στον πρώτο όροφο του κτιρίου Γραμματειών της Σ.Θ.Ε. που βρίσκεται εμπρός από το νέο κτίριο της ΣΘΕ (κτίριο Τμήματος Βιολογίας). Η είσοδός του βλέπει ανατολικά.

Η Γραμματεία εξυπηρετεί τις ώρες 08:30-15:30, κατά προτίμηση από απόσταση. Σε περίπτωση που απαιτείται η αυτοπρόσωπη προσέλευση στη Γραμματεία, αυτό γίνεται κατόπιν προγραμματισμένου ραντεβού, στις ώρες 10:30 – 12:00 (τηλ. 2310 998116, email: info@physics.auth.gr), τηρώντας όλα τα οριζόμενα μέτρα προστασίας.

Οι αιτήσεις προς τη Γραμματεία υποβάλλονται μέσω των ηλεκτρονικών υπηρεσιών (SIS) για τους φοιτητές ή τα ΚΕΠ μέσα από τη νέα ηλεκτρονική πλατφόρμα gov.gr και τα πιστοποιητικά που εκδίδονται, αποστέλλονται ηλεκτρονικά.